بسیاری از شرکت‌های کوچک به ضرورت و اهمیت استخدام کارمند در نقاط دور دست پی برده‌اند و می‌دانند که حتی کار کردن با مشتریان و شرکای تجاری راه دور، از اهمیت شایانی برخوردار است. شرکت‌ها می‌توانند با بهره‌گیری از امکاناتی که اینترنت برای متصل کردن گروه‌های کاری در اختیار آنها قرار داده است. افزایش کارایی، کاهش هزینه‌ها و بهبود بخشیدن به ارتباط را امکان پذیر کنند. در زیر به شش ابزار مهم برای ارتقای بهره‌روی کار از راه دور (Remote Work) اشاره می‌شود:
1) سیستم‌های تقویم اشتراکی
بعضی از گروه‌هایی‌که روش کار از راه دور را برگزیده‌اند، به اهمیت سیستم تقویم اشتراکی واقف نیستند. کارمندان می‌توانند با اعلام برنامه‌های کاری خود در شبکه و مراعه به دفاتر کاری خود و مطالعه برنامه کاری سایر کارمندان، قرار ملاقات‌های ضروری را بدون این برنامه، آنها ناگزیر خواهند بود به طور مستقیم با تمام اعضای شرکت کننده، تماس حاصل کرده و تا رسیدن به یک تاریخ مناسب جهت برگزاری جلسه، به این تماس‌ها ادامه دهند. این کار نه تنها ساعات با ارزش کاری را به هدر می‌دهد، بلکه باعث افزایش هزینه تلفن شرکت‌ها نیز می‌شود.
2) پایگاه‌های داده اشتراکی برای تماس‌ها
پایگاه داده اطلاعات تماس، به اندازه منابع اشتراکی ارزش دارند. شرکت‌ها می‌توانند با ایجاد یک یک لیست مشترک از آدرس‌ها، شماره تلفن‌ها و سایر اطلاعات مربوط به تماس در شبکه، دسترسی کارمندان خود را به آخرین اطلاعات تماس، تضمین کنند. بدین ترتیب دیگر نیازی به جست و جو در میان انبوه یادداشت‌ها یا استفاده از خدمات راه دور مخابرات، برای دسترسی به اطلاعات تماس سایر اعضای گروه نیست. همچنین وجود یک پایگاه داده اشتراکی تضمین می‌کند که یک شرکت پس از استعفا یا بازنشستگی کارمندان، به شماره تلفن‌های مهم دسترسی دارد. بدون این برنامه، پس از استعفای یک کارمند، فهرست اسامی تماس‌های او نیز از شرکت خارج می‌شود.
3) ذخیره سازی اسناد به صورت تمرکز یافته
ویرایش و انتقال اسناد به صورت مستقیم از طریق یک دفتر کار online در مقایسه با دسترسی از راه دور یا شبکه‌های پست الکترونیک کار‌آمدتر است، زیرا کارمندان می‌توانند بدون تماس با یک سرور یا دریافت نامه‌های الکترونیکی از شبکه، اسناد را مشاهده و یا بازیابی کنند. استفاده از ابزازهای ایجاد شبکه‌ای اینترانت (intranet) یا اکسترانت (Extranet) مانند برنامه ShardPoint Team Services محصول شرکت bCentral به اعضای یک گروه اجازه می‌دهد تا با چند کلیک ماوس، این دفاتر مجازی را بر پا کنند.
استفاده همزمان از Office XP مایکروسافت و برنامه SharePoint، جریان مبادله اسناد را هموارتر می‌کند، زیرا کارمندانی که از برنامه‌های کاربردی مشترکی چون Word و Excel استفاده می‌کنند، می‌توانند اسناد را با استفاده از ویژگی “Save As” نرم افزار خود، مستقیماً در دفاتر مجازی Share Point ذخیره کنند.
4) تابلوهای اعلانات
شرکت‌ها می‌توانند با قرار دادن مستقیم اعلان‌های خود در دفاتر کاری مجازی مشترک، فرآیند اطلاع رسانی به گروه های راه دور را به صورت خودکار انجام دهند. این قابلیت موجب کاهش در مراحل اداری برای ایجاد، آدرس دهی و ارسال اعلانات کاغذی یا الکترونیکی می‌شود. این روش ارتباط، در صورت به وجود آمدن یک کادر اعلان در بالای وب سایت مشترک گروه، یک گام فراتر خواهد رفت.
5) کنفرانس‌های مجازی
ایجاد ارتباط زنده با کارمندان با استفاده از نرم افزارهای مخصوص برگزاری کنفرانس، قابل دستیابی است. به جای جلسات حضوری یا تماس تلفنی می‌توانید از این ابزارها برای کاهش هزینه‌ها و به حداکثر رساندن راندمان، استفاده کنید.
6) پیام رسانی فوری
پیام رسانی فوری (instant Messaging) به اعضای یک گروه امکان گفت و گوی online، به جای مکالمه تلفنی را می‌دهد. این قابلیت به خصوص برای کارمندان که پیوسته نیاز به برقراری ارتباط دارند اما نمی‌خواهند زمان زیادی را صرف مکالمات تلفنی کنند، بسیار مفید است.
مترجم: ثریا پاک نظر
زندگی در دنیای مجازی
ممکن است امروز، دنیاهای مجازی سه بعدی، بدیع و نوظهور باشند اما آنها قسمتی از دنیای Online آینده ما خواهند بود.
در چند سال آینده ممکن است از مرگ راه گریزی وجود داشته باشد؛ چرا که این شانس به شما داده خواهد شد تا به صورت online زنده مانده و جاودانگی را تجربه کنید. از ذهن شمایکه نسخه پشتیبان تهیه می‌شود؛ بدین ترتیب پس از آن می‌توانید. یک زندگی کاملاً جدید را شروع کنید و هر کسی باشید که آرزویش را داشته اید. به زودی شاهد یک دنیای مجازی شبیه دنیای واقعی خواهیم بود که می توانیم در آن یک زندگی کاملاً متفاوت داشته باشیم. پیش از این در بازی‌های کامپیوتری، فضاهای مجازی را تجربه کرده اید اما این فضاها یک قدم جلوتر خواهند رفت. این ایده های بنیادی، در طول سال‌ها در فیلم ها و رمان های مختلف بروز کرده‌اند. در رمان «کولاک» (Snow Crash) نوشته نیل استفنسون (Neal Stephenson) در سال 1992، برای اولین بار از واژه metaverse (نمایش online از واقعیت) استفاده شد. همچنین در فیلم‌هایی مانند 1982 به موضوع دنیاهای مجازی تحت کنترل کامپیوترها پرداخته شده است.
...
14 ص فایل Word
دانلود مقاله راهکارهایی برای همکاری هوشمندان